A continuació us proposo unes pautes que descriuen alguns conceptes bàsics sobre l’enviament de correus electrònics correctament.

Aquest article està relacionat amb Podem acabar amb els arxius adjunts en Word i al comentari de Javi (finalment ha arribat).

Algunes de les pautes que comento són discutibles, així que espero la vostra opinió; a més potser m’he deixat coses per comentar…

1. Els destinataris

No és convenient incloure molts destinataris en els camps no ocults, ja que altres destinataris podran veure aquestes adreces de correu. En principi no deixa de ser un problema estètic, però també s’està donant informació a gent que no haurien de conèixer aquestes adreces. A més açò genera que quan un correu es reenvia massivament també s’envien les llistes de destinataris, el qual de vegades és aprofitat per spammers per a enviar spam massivament.

Hi han tres tipus de destinataris, que potser tinguen diferent nom segons el sistema de gestió que useu, i que bàsicament són Para/To, CC i CCO/BCC:

• To: destinatari/s del correu
• CC (carbon copy): qui estiga a aquesta llista rebrà també el missatge però veuran que no va dirigit a ells, sinó a qui està en el camp To. Aquest camp el veuen tots els destinataris del correu, tant el destinatari principal com els del camp CC poden veure la llista completa
• BCC (blind carbon copy): variant del CC que fa que els destinataris rebin el missatge sense aparèixer en ninguna llista; per tant el camp CCO no el veu cap destinatari.

Per tant a l’hora d’enviar un correu massivament és interessant afegir els destinataris en un camp BCC.

2. L’assumpte

Elegir un bon assumpte (subject), precís i escuet por contribuïr a la lectura del correu o a que aquest siga esborrat directament.

3. El cos

Per a facilitar la lectura és convenient redactar amb paragrafs de menys de quatre línies i que el cos no supere el tamany d’una pantalla estàndard (per exemple 800×600). I també escriure correctament, sense faltes i usant adequadament les majúscules i els signes de puntuació, per a no acabar sent un HOYGAN qualsevol…

També és interessant enviar el correu com a text plà (plain text), ja que no sabem com el llegirà el destinatari i aquest és un format estàndard; per tant no usar tipus de fonts ni diferents tamanys ni negreta o cursiva.

Si el text conté adreces web, incloure http:// al començament, així la major part de gestors de correu ho reconeixeran com a web i el destinatari ho podrà obrir punxant directament.

4. Els fitxers adjunts

Seria interessant evitar enviar-los quan siga possible, és a dir, és millor que enviar un fitxer de Word, el contingut d’aquest fitxer dins del cos del correu. Quan siga necessari enviar-los intentar reduïr el pes al màxim, comprimint-los per exemple.

En el cas d’enviar fitxers adjunts, intentar que siguin formats el més estàndard possible. Per exemple per a imatges el .png o .jpg; documents el .pdf; fitxers de música el .ogg, .mp3 o .mid. Evitar enviar fitxers .doc, .xml, .ppt, .pps, etc…, que només podrem usar en determinat software (he posat fitxers de ms-office perquè molts usuaris pensen que són “lo normal” i que són el que usa tothom, i això no és cert). Així ens assegurem el més possible que el nostre destinatari puga usar aquestos adjunts.