Desde nuestra empresa queremos crear una carta dirigida a nuestros clientes. Estos serán los pasos que debemos seguir:
Abrimos un documento nuevo de Word.
En el menú Herramientas seleccionamos Cartas y correspondencia, y elegimos Combinar correspondencia. Esto nos abrirá un asistente a la derecha de la ventana.
Ahora seleccionamos el tipo de documento con que queremos trabajar, nos ofrece cartas, sobres, etiquetas y lista de direcciones. En este ejemplo elegiremos cartas. Pulsamos en siguiente.
Podemos preparar el documento a partir de una plantilla predefinida, otro documento o usar el documento actual. En este caso elegiremos la opción Utilizar el documento actual. Pulsamos en siguiente.
En este paso tenemos que elegir los destinatarios de la carta, es decir, el documento origen de datos. Nos ofrece tres alternativas para elegir o crear las direcciones de los destinatarios:
Utilizar una lista existente: por ejemplo una base de datos que ya tenemos creada con un programa de gestión de bases de datos (por ejemplo Access, MySQL, PostgreSQL, Oracle...), un fichero de texto donde tenemos nuestra lista de direcciones...
Seleccionar de los contactos de Outlook: si tenemos nuestra lista de contactos en el programa Outlook.
Escribir una lista nueva: si todavía no tenemos creada nuestra lista de contactos, podemos crearla desde aquí.
Para nuestro ejemplo elegiremos la opción Escribir una lista nueva. Y pulsamos en crear.
Ahora tendremos que crear una lista con los datos de nuestros destinatarios. A continuación pulsamos en crear, y el programa nos abrirá una ventana para guardar esta lista. Esta lista tendrá una extensión .mdb, el formato de datos de Access, por lo que podremos modificarla desde Access y también podremos utilizarla cuando tengamos que crear otro documento combinado. Pulsamos en siguiente.
Ahora debemos escribir la carta, es decir, el documento principal, si todavía no lo hemos hecho.
A continuación hemos de insertar los campos de combinación. Podemos utilizar los campos que nos ofrece Word como Bloque de direcciones o Línea de saludo o introducir nuestros campos con Más elementos.
Guardamos el documento principal.
Pulsando en siguiente podemos visualizar una vista previa de cómo nos quedarán nuestras cartas.
Para finalizar podemos imprimir nuestras cartas, o bien editar las cartas individualmente.
