El presente documento pretende explicar de forma teórica y práctica la utilidad de combinación de documentos que proporciona el software Microsoft Word, utilidad para el proceso de textos así como la propuesta de ejercicios prácticos.
Aplicación práctica:
Pensemos en que debemos enviar a varias personas diferentes un mismo documento (por ejemplo una carta) en donde varía solo un poco de información, por ejemplo el nombre y la dirección del destinatario. O por ejemplo imprimir sobres para enviar estas cartas. O imprimir etiquetas con direcciones para pegar en sobres.
Para facilitarnos esta tarea utilizaremos dos ficheros, en primer lugar el documento principal, el cual contiene la información no variable (por ejemplo el texto que queremos enviar en una carta) y en segundo lugar un documento origen de datos que almacenará la información variable (por ejemplo el nombre y la dirección del destinatario de la carta).
El documento origen de datos consiste en una tabla de datos organizados en filas y columnas. Cada fila recibe el nombre de registro y cada columna recibe el nombre de campo; a su vez cada registro está formado por varios campos. El nombre de cada campo debe ser único.
Los campos insertados en el documento principal se conocen como campos de combinación, que serán sustituidos por todos y cada uno de los registros del documento origen.
Pasos a seguir para combinar documentos:
Elaborar el documento base o principal, que contendrá los datos fijos.
Crear o vincular un documento origen de datos que puede ser una tabla que contendrá los datos individuales de los destinatarios. Estos serán los datos variables.
Agregar o personalizar los campos de combinación en el documento principal.
Combinar los datos del documento origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado.
